Blog

Vier Gründe, warum Finanzteams eine zentrale Plattform für das Reise- und Reisekostenmanagement brauchen

Anne Mc Elroy-Arnaud | April 9, 2019

Bertrand Blais, Product VP, KDS

Eine neue Studie1 zeigt einen einfachen Weg, wie Sie als Finanzprofi noch intelligenter Arbeiten und noch schneller Fortschritte erzielen können: Konzentrieren Sie sich auf Ihren Prozess für das Reise- und Reisekostenmanagement (Travel & Expense, T&E).

Die Studie ist mehr als lesenswert.

Wussten Sie, dass das Reise- und Reisekostenmanagement in vielen globalen Unternehmen den zweitgrößten Betriebskostenfaktor ausmacht? Oder dass die Geschäftsreiseausgaben bis 20222 voraussichtlich eine Höhe von 1,7 Billionen US-Dollar (bzw. rund 1,5 Billionen Euro) erreichen werden?

Viele Unternehmen sind daher angehalten, ihren T&E- Prozess zu überdenken.

Betraut werden damit die Finanzteams, von denen 65 % die T&E-Budgets verwalten. Sie sind aufgefordert, T&E als strategischen Vorsprung zu nutzen und nicht nur als taktische Kostenabstimmung.

Wie so Vieles, was auf der operativen „To-do-Liste“ steht, sind die digitalen Technologien das bevorzugte Instrument für einen effizienten und wirksamen Weg in die Zukunft. Die erste Veränderungswelle wurde von Dualsystemen beherrscht: zwei separate Lösungen für die Geschäftsreisebuchung und das Reisekostenmanagement. Heute sehen wir, dass die Integration BEIDER Funktionen in EINER Plattform wirklich bahnbrechende Ergebnisse liefern kann.

Tatsächlich nutzen Unternehmen heute häufiger Systeme für beide Managementaufgaben als noch vor fünf Jahren (Anstieg um 29 Prozentpunkte). Und bei integrierten Systemen, die beide Funktionen in einer einzigen Plattform zusammenführen, ist die Kurve sogar noch steiler (Anstieg um 37 Prozentpunkte).

Es gibt gute Gründe, warum der Funktionsumfang eines vereinheitlichten Systems mehr Sinn macht:

  1. BESSERER ÜBERBLICK: Laut der Studie sind ein verbesserter Überblick über die Soll- und Ist-Ausgaben sowie eine bessere Finanzplanung und Budgetierung die zwei wichtigsten Wertschöpfungsfaktoren einer integrierten T&E-Lösung. Mit der Abbildung aller T&E-Ausgaben auf einem einzigen Bildschirm ist es für das Finanzteam viel leichter, strategische Entscheidungen zu treffen. Durch ein integriertes System lassen sich voraussichtliche Kosten für nicht buchbare Positionen wie Mahlzeiten und öffentliche Verkehrsmittel mit den bei der Reisebuchung entstehenden Kosten verknüpfen. So können Entscheider sehen, wie viel eine Geschäftsreise wirklich kosten wird, und diesen Betrag im Anschluss an die Reisekostenabrechnung mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen. Das können voll integrierte T&E-Lösungen der nächsten Generation bieten: eine beispiellose Finanztransparenz, eine messbare unternehmensweite Kontrolle und Kosteneinsparungen.
  1. REIBUNGSLOSE COMPLIANCE: Eine automatisierte Richtlinienkonformität ist für Finanzteams – und Mitarbeiter – ein deutlicher Schritt nach vorn. Sie beseitigt einige der größten Risiken – wie Geldstrafen und Rufschädigungen –, die durch eine mangelnde Verwaltung von Belegen und die Nichteinhaltung der immer umfassender werdenden Gesetze und Vorschriften entstehen. Durch die Einrichtung von Geschäftsregeln auf Reisebuchungs- und Reisekostenplattformen können Geschäftsreisende sicher sein, dass sie sich, gestützt durch die Technologie, während der Buchung und des Ausfüllens ihrer Spesenabrechnung an die geltenden Richtlinien und Vorschriften halten.
  1. LEICHTE LENKUNG UND STEUERUNG BEI DISPARATEN UMSATZSTEUER-VORSCHRIFTEN: Die Verwaltung der Reiseplanung und -kostenabrechnung in einem zentralen System erleichtert die Berechnung der Umsatzsteuerbeträge, wodurch sich auch der Aufwand für Geschäftsreisende und die Buchhaltung verringert. Zudem wird Betrugsversuchen und Fehlern vorgebeugt. Durch die kontinuierliche Einspeisung und Aktualisierung von Steuervorschriften in das integrierte System, das erkennt, wo Kosten entstehen, kann die Umsatzsteuer automatisch berechnet werden, um den länderübergreifenden Rückvergütungsprozess mit seinen komplexen, individuellen Steuervorschriften zu unterstützen.
  1. BESSERES NUTZERERLEBNIS: Niemand möchte einen umständlichen, tabellenbasierten Spesenabrechnungsprozess durchlaufen. Und niemand möchte das Risiko eingehen, gegen die Richtlinien zu verstoßen und die Spesen nicht zurückerstattet zu bekommen. Vor allem in einer Zeit, in der digitale Technologien in zahlreichen anderen Lebensbereichen in der Regel für reibungslose Abläufe sorgen. Eine integrierte T&E-Plattform inklusive automatischer Spesenabrechnungen und geräteübergreifender Funktionen sorgt für ein schnelles und müheloses Reiseplanungs- und Reisekostenmanagement auf Desktop-PCs oder mobilen Geräten. Unternehmen gibt sie ein modernes und mitarbeiterfreundliches Image – denn die Plattform gewährleistet glückliche und motivierte Endanwender.

Diese Kombination aus vollumfänglichen Überblick, reibungsloser Regelkonformität und ausgezeichnetem Nutzererlebnis steht für die Vision von KDS Neo Travel and Expense. Die preisgekrönte Anwendung KDS Neo wurde von einem einzigen Entwicklungsteam konzipiert und entwickelt und liefert ein exzellentes Nutzererlebnis – und zwar für alle Nutzer, nicht nur Geschäftsreisende. Auch bei uns steht die Innovation für Finanz- und Buchhaltungsteams ganz oben auf der Prioritätenliste.

Was jedoch zusätzlich für den integrierten Ansatz von KDS Neo spricht, ist das Bild, das sich in der zu Beginn erwähnten Studie abzeichnet.

Die überwiegende Mehrheit der Befragten (87 %) sind der Meinung, dass ihre aktuelle T&E-Lösung den Finanz- und Buchhaltungssystemen einen spürbaren Vorteil verschafft. Aber sie wissen auch, dass sie aus der Technologie in Zukunft noch mehr Nutzen ziehen könnten. Das Alleinstellungsmerkmal von KDS Neo ist meiner Ansicht nach die perfekte Abstimmung des Funktionsumfangs auf die Wunschkriterien von Unternehmen, die ihr Kostenmanagement und ihren Prozessablauf verbessern möchten.

<Laden> Sie jetzt die Studie herunter und machen Sie sich ein umfassendes Bild von der einzigartigen Plattform, die Ihnen einen vollständigen T&E-Überblick, eine mühelosere Compliance und ein besseres Nutzererlebnis bieten kann.

 

1Strategische Ausgaben: neue T&E-Perspektiven für Finanzteams

2 GBTA BTI™ Outlook – Annual Global Report & Forecast (jährliche weltweite Studie & Prognose der Global Business Travel Association)