Blog

Sieben tödliche Spesensünden und wie Sie sich mit Neo davor schützen können

Neil Parkes | September 10, 2019

Früher war das Schummeln bei der Abrechnung von Spesen eine Art Volkssport, der die Arbeitgeber teuer zu stehen kam.

In Zeiten von Papierbelegen und handerstellten Reisekostenabrechnungen war Spesenbetrug an der Tagesordnung. Ein Glück, dass es heute automatische Tools gibt, um gefälschten oder einfach nur versehentlich falsch abgerechneten Spesen auf die Spur zu kommen.

Hier ein paar Beispiele für die gängigsten Spesenbetrügereien oder überzogenen Forderungen und wie Sie mit Neo dagegen vorgehen können:

1 – Kilometergeldbetrug

Überhöhte Kilometerabrechnungen von Geschäftsreisen mit Privatfahrzeugen waren lange Zeit ein Problem – vor allem, da für die Fahrten kein direkter Nachweis erbracht werden muss. Mitarbeiter mögen es nicht weiter dramatisch finden, hier und da ein paar Kilometer draufzuschlagen. Da es jedoch sehr schwierig ist, Fehler bei der manuellen Spesenerfassung aufzuspüren bzw. zu vermeiden, können sich die Kosten schnell summieren.

Die Lösung von Neo: Anhand einer Adresse oder einer Postleitzahl berechnet ein automatischer Kilometerrechner per Google Maps die genaue Kilometerzahl zwischen zwei Orten. Das hat nicht nur für den Arbeitgeber Vorteile: Auch der Arbeitnehmer kann dank der grafischen Darstellung sicher sein, dass seine Spesenabrechnung garantiert fehlerfrei ist. Wenn die Reiseroute aufgrund von Umleitungen oder mehreren Terminen an verschiedenen Orten geändert werden muss, können einzelne Teilstrecken in Neo zu einer Fahrt zusammengefasst werden.

2 – Zweifaches Abrechnen von Spesen

Bei manuellen Abrechnungen kann es vorkommen, dass ein Beleg versehentlich zweimal eingereicht wird, denn es ist nicht immer leicht zu wissen, ob eine Auslage bereits zurückgefordert wurde oder nicht. Selbst bei Tools, die ein Einscannen der Belege per Smartphone ermöglichen, kann es leicht zu Zweifachabrechnungen kommen, wenn ein- und derselbe Papierbeleg wenige Wochen später irrtümlich erneut eingereicht wird. Auch Betrugsversuche sind nicht auszuschließen. Wie auch immer. Das Problem bleibt bestehen.

Die Lösung von Neo: Mit dem kalenderbasierten System können Geschäftsreisende mühelos prüfen, ob ein Spesenposten bereits abgerechnet wurde. Außerdem können Spesen, die in gleicher Höhe und für denselben Spesentyp am selben Tag anfallen, von Neo gegengeprüft und eventuelle Zweifachabrechnungen an die Rechnungsprüfer weitergemeldet werden, sodass eine Kontrolle von Hand überflüssig wird.

3 –Umgehen von Zahlungsbeschränkungen

Für Zahlungen mit Firmenkreditkarten gibt es in der Regel Höchstgrenzen und manchmal auch Beschränkungen bezüglich der Empfängerkategorien. Clevere Geschäftsreisende umgehen Auflagen dieser Art, indem sie die Zahlung größerer Beträge in zwei oder mehr Teilzahlungen an ein- und denselben Empfänger aufteilen.

Die Lösung von Neo: Das System prüft Zahlungsvorgänge durch Gegenüberstellung von Belegen, bei denen Datum, Uhrzeit und Empfänger übereinstimmen. Außerdem sucht es nach häufig wiederkehrenden Zahlungsvorgängen mit kleinen Beträgen und meldet diese zur eingehenden Überprüfung an die Rechnungsprüfer weiter.

4 – Einreichen derselben Spesenabrechnung durch zwei Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter bezahlt die gesamte Rechnung für ein gemeinsames Essen mit Kollegen oder Kunden vielleicht mit der Firmenkreditkarte, während ein Kollege denselben Betrag separat zurückfordert. Bei größeren Gruppen lässt sich zudem schwer nachprüfen, ob die Pro-Kopf-Spesensätze eingehalten wurden.

Die Lösung von Neo: Bei Mahlzeiten mit mehreren Personen erstellt der Mitarbeiter, der die Spesen zurückfordert, eine Liste aller Kollegen und betriebsfremden Tischgäste. Anschließend analysiert Neo, ob die vorgegebenen Pro-Kopf-Spesensätze eingehalten wurden. Versucht ein Kollege, dieselbe Mahlzeit noch einmal abzurechnen, wird dies vom System erkannt und als potenzieller Betrug gekennzeichnet.

5 – Zweimaliges Abrechnen derselben Spesen

Angesichts der Vielfalt der in Europa gängigen Reise- und Tagespauschalen (Tagessätze) ist es möglich, dieselben Auslagen über verschiedene Spesenarten doppelt abzurechnen. So ist es beispielsweise denkbar, dass ein Mitarbeiter für eine Dienstreise eine Kilometerpauschale beantragt und gleichzeitig eine Tankrechnung einreicht. Oder dass ein Mitarbeiter, der für Geschäftsreisen eine Tagespauschale hat, darin enthaltene Auslagen wie ein Abendessen extra abrechnet.

Die Lösung von Neo: Doppelte Spesenabrechnungen werden durch Überprüfung des Spesentyps erkannt und bei einem Verstoß gegen die unternehmenseigene Spesenrichtlinie an den Genehmigenden sowie innerhalb des Rechnungsprüfungsprozesses weitergemeldet. Das System enthält außerdem sämtliche Daten zu allen geltenden Tagespauschalen.

6 –Wechselkursmanipulationen

Schlaue Spesensünder können auf die Idee kommen, Wechselkurse zu manipulieren, indem sie den Umrechnungskurs um ein Paar Dezimalstellen ändern. Dies mag im Einzelfall unerheblich erscheinen, doch bei zusätzlichen 50 Euro pro Dienstreise summiert sich das schnell.

Die Lösung von Neo: Neo wertet täglich automatisch Devisenmarktdaten aus und legt Grenzwerte für Wechselkursschwankungen fest. Dadurch wird es Spesensündern unmöglich gemacht, Wechselkurse in erheblichem Umfang zu manipulieren, um ihre Spesenforderungen hochzuschrauben.

7 – Betrügerisches Kombinieren separater T&E-Systeme

Geschäftsreisende können sich Schwachstellen zweier verschiedener Spesenabrechnungstools zunutze machen, indem sie im Buchungssystem ein richtlinienkonformes Hotelzimmer buchen, beim Einchecken aber Extras wie Frühstück oder eine bessere Zimmerkategorie bestellen und sich diese anschließend über das Spesensystem rückerstatten lassen. Zusammengerechnet würden die so verursachten Kosten das Spesenlimit überschreiten, was aufgrund der separaten Abrechnungssysteme jedoch nicht erkannt wird.

Die Lösung von Neo: Die vereinheitlichte T&E-Plattform Neo verbindet das Buchungs- mit dem Spesenabrechnungssystem. Ein Gesamtüberblick bildet sämtliche Reisekosten einschließlich Reisebuchung und Reisespesen ab. Überschreitet ein Geschäftsreisender das festgesetzte Buchungs- oder Spesenlimit, wird dies entsprechend markiert.

Betrugsbekämpfung ist eine permanente Herausforderung. Mithilfe von automatisierten und integrierten Travel & Expense-Lösungen lassen sich viele Spesenbetrügereien eindämmen oder ganz aus der Welt schaffen. Gleichzeitig können unbeabsichtigte Fehler bei der Spesenabrechnung begrenzt werden.

Irren ist bekanntlich menschlich, doch moderne Technologie kann Unternehmen und Mitarbeitern helfen, Fehlern auf die Spur zu kommen.