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Durch T&E-Automatisierung den Kampf um die Produktivität gewinnen

Marie Ligier | Mai 13, 2019

Das Reise- und Reisekostenmanagement (T&E) macht einen Großteil der Betriebskosten aus. Unternehmen, die den Wettkampf um die T&E-Produktivität gewinnen, sind auf dem besten Weg, auch den um die Kosteneinsparungen für sich zu entscheiden. Ein Weg, die Budgets zu bezwingen und unnötige Kosten abzuwehren, besteht für Unternehmen in der Automatisierung des gesamten T&E-Prozesses.

Von KDS Neo Travel and Expense (T&E) wurde kürzlich eine grobe Nutzenschätzung für die Automatisierung von Abläufen in mittelständischen Unternehmen der EMEA-Region aufgestellt. Das Ergebnis waren jährliche Einsparungen von über 150 Milliarden Euro allein bei der Produktivität! Angesichts dieser Zahlen lässt sich mit Bestimmtheit sagen, dass die Prozessautomatisierung einen greifbaren Wert schafft.

Doch um durch die Automatisierung Produktivitätssteigerungen und Kostensenkungen erzielen zu können, müssen die Finanzteams wohlüberlegt vorgehen. Sie müssen für die Reisebuchung und Spesenbearbeitung intelligentere Abläufe einführen, sich mit den Reisemanagern zusammentun und eine gewinnbringende Strategie entwickeln. KDS Neo bedient weltweit über 1 Millionen Anwender. Auf unserem Weg dorthin haben wir einiges dazu gelernt und wissen, wie wir ihnen beim Ringen um die Produktivität helfen können. Hier einige unserer wichtigsten Tipps und Strategien.

Intelligentere Abläufe für die Reisebuchung und Spesenbearbeitung

Wissen Sie, wie viel Geld Mitarbeiter für Flüge und Hotels ausgeben? Für Mahlzeiten? Oder gar für öffentliche Verkehrsmittel? Dies finden Sie am besten durch die Verknüpfung des Finanzprozesses mit der Reisebuchung heraus. Dabei werden Ihre gesamten T&E-Richtlinien auf ein einziges System angewandt und alle Daten an einem zentralen Ort konsolidiert. Außerdem können Kosten- und Reisedaten gegenübergestellt und Funktionen zur Fehlerprävention angewandt werden. Auch die Kennzeichnung von doppelt deklarierten Kosten und die Erstellung einer Gesamtübersicht der pro Reise angefallenen Kosten ist möglich.

Durch die Integration der zwei Bereiche lässt sich der gesamte End-to-End-Workflow des T&E-Managements rationalisieren um in einen Prozess zu verschmelzen. Während der Reisebuchung können Spesenregeln angewandt werden, die dem Reisenden helfen, automatisch eine vorausgefüllte Spesenabrechnung zu erstellen.

Felder, die mit dem Land, der Währung, den Reisedaten und den voraussichtlichen Kosten für Mahlzeiten vorbelegt sind, machen den Prozess effizienter und intuitiver – was eine schnellere und weniger fehleranfällige Erstellung der Spesenabrechnungen bedeutet. Bei der Übergabe des Prozesses an die Finanzabteilung sind die analytischen Codes bereits vorhanden. Dopplungen oder Richtlinienverstöße werden durch Konsistenzregeln gekennzeichnet, was den Auditprozess verkürzt oder sogar überflüssig macht.

Auf der anderen Seite stellen T&E-Plattformen durch die Darstellung des Spesenkontextes in Bezug auf die Geschäftsreisen sicher, dass den Mitarbeitern keine Rückerstattung entgeht.

In der detaillierten Kalenderansicht erhalten Reisende schnell einen Überblick über ihre Reisespesen, sodass keine Taxifahrt und kein kleiner Imbiss am Flughafen vergessen wird.

Workflows beschleunigen und Richtlinienkonformität gewährleisten

Wenn die Reiserichtlinie und der Spesenprozess eines Unternehmens in ein und demselben Tool eingerichtet sind, werden auch die Genehmigungen schneller erfasst. Bei einer gut definierten Richtlinie werden die meisten Buchungen richtlinienkonform sein. Entsprechend können Sie das Tool so konfigurieren, dass alle konformen Buchungen automatisch genehmigt werden. Das System wird dann nur abweichende Buchungen kennzeichnen, die eine Sondergenehmigung erfordern.

Ein integriertes T&E-System bedeutet effizientere Prozesse, eine schnellere Rückerstattung und eine bessere Online-Akzeptanz, was für Reisemanager einen echten Gewinn darstellt. Außerdem erhöhen sich die Vollständigkeit und der Umfang der Abrechnungsdaten, was wiederum für das Finanzteam von Vorteil ist.

Betrugsbekämpfung

Mit dem Thema Betrug muss sich leider jedes Unternehmen auseinandersetzen. Ob falsch deklarierte Spesen, eine überhöhte oder doppelt abgerechnete Spesenforderung oder sogar vorgetäuschte Ausgaben: Die automatisierte Spesenplattform wird Ihnen helfen, betrügerisches Verhalten Ihrer Mitarbeiter in Zukunft zu erkennen, zu verhindern und zu kontrollieren.

Hier einige unverzichtbare T&E-Funktionen für Unternehmen, die Betrug vorbeugen möchten:

  • Vollständig konfigurierbares Genehmigungsmodul – Eine Reisesuchmaschine mit integrierter Richtlinie stellt sicher, dass nur Reisen gestattet werden, die mit den Richtlinien Ihres Unternehmens konform gehen.
  • Automatische Berechnung des Kilometergeldes – Integrierte Online-Karten zur automatischen Kilometerberechnung schränken die Möglichkeit ein, Kilometer aufzurunden oder Entfernungen zu übertreiben.
  • Automatische Erstellung von Spesenabrechnungen – Durch im Voraus ausgefüllte Felder und Spesenschätzungen wird der Großteil der Erstellung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen automatisch erledigt. Dadurch beschleunigt sich der Prozess für Reisende und die Buchhaltung.
  • Verbesserter OCR- und Bildabgleich – Dank der OCR- und KI-Technologie wird der Prozess für das Einreichen von echten und authentischen Belegen von unterwegs für die Mitarbeiter leichter und besser nachvollziehbar. Auch die mit einer Reise abgeglichenen Transaktionen von Firmenkreditkarten können vom System automatisch abgebildet werden, um Spesenabrechnungen automatisch zu erstellen.

In den kommenden Jahren wird der Fokus vermehrt auf globalen Reisen liegen. Daher ist es die Aufgabe von Unternehmen und Finanzabteilungen gleichermaßen, Wege zu finden, Ausgaben einzusparen und zu optimieren, damit sichergestellt ist, dass Geschäftsreisen eine Investition und nicht nur ein Kostenfaktor sind.

Durch eine verbesserte Reisebuchung und -abrechnung, eingeschränkte Betrugsmöglichkeiten und die Zusammenarbeit mit Reisemanagern werden Unternehmen auf dem Weg der Optimierung ihrer Geschäftsreisefinanzen und der Steigerung ihrer Gewinne künftig enorme Fortschritte machen.

Sie wünschen sich eine Spesenplattform, die Ihnen gerecht wird? Dann probieren Sie KDS Neo!