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Auf dem Weg zum reibungslosen Reisemanagement – kleine Schritte, große Erfolge

Bertrand Blais | August 6, 2019

Die wichtigsten Optimierungen von Neo im Juli.

Sehen wir den Tatsachen ins Auge: Geschäftsreisende möchten so wenig Zeit wie möglich mit der Reisebuchung und dem Ausfüllen von Reisekostenabrechnungen verbringen. Sie möchten einfach nur zum „Tagesgeschäft“ übergehen und sich nicht durch Berge von Reisebelegen kämpfen müssen. Auch möchten sie nicht frustriert sein, weil ihr Online-Buchungstool (OBT) nicht  Im Entferntesten der Buchungserfahrung bei Ihren Privatreisen entspricht.
All diese Erfahrungen lassen sich verbessern, indem man viele, auf den ersten Blick nebensächliche Dinge optimiert. Das Gesamtpaket wird dadurch sogar noch besser – und genau das haben wir bei unserem letzten Neo-Upgrade getan.

Für Reisende muss jeder Schritt so leicht bzw. „reibungslos“ wie möglich funktionieren – von der Suche nach Flügen und Hotels bis hin zum Ausfüllen der Spesenabrechnungen mit minimalem (zeitlichen) Aufwand. Gleiches gilt für das Backoffice und die IT-Abteilungen der Unternehmen, die ebenfalls auf reibungslose Abläufe angewiesen sind. Denn so können sie sich wichtigeren Projekten als der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen oder der Betreuung langwieriger Implementierungen widmen.

Die Bereitstellung des besten Nutzererlebnisses hat höchste Priorität. Dies war auch bei der Entwicklung unseres Travel & Expense- bzw. T&E-Tools Neo stets oberstes Ziel. Mit der besten Online-App für das Reisebuchungs- und Reisekostenmanagement auf dem Markt wird Reisenden dasselbe Erlebnis geboten, das sie von der Buchung von Freizeitreisen auf Plattformen wie Airbnb, Booking.com oder Kayak kennen. Gleichzeitig werden die Geschäftsanforderungen des Unternehmens erfüllt.

In diesem Sinne besteht eine unserer wichtigsten Entwicklungen des letzten Neo-Upgrades in der Erhöhung der Back-End-Kapazität, die das Tool deutlich schneller macht. Geschäftsreisende beklagen sich bekanntlich vor allem über die Trägheit von OBTs. Entsprechend haben wir die durchschnittliche Verarbeitungszeit um 20 % verkürzt. Die erhöhte Leistung dürfte verhindern, dass Reisende auf Verbraucherportale umsteigen, und sie somit ermutigen, mehr richtlinienkonforme Reisen zu buchen.

Des Weiteren wurde die Benutzerfreundlichkeit von Neo leicht verbessert: Neben der Bereitstellung weiterer Filteroptionen wurde die Zahl der Klicks für das Buchen von Reisen oder das Erfassen von Spesen reduziert. So können in kürzester Zeit das passende Hotel oder der passende Flug gefunden und Spesen bereits von unterwegs zurückgefordert werden.

Benutzer können Hotels jetzt anhand von Serviceleistungen wie Swimmingpools oder Parkplätze filtern, die ihnen den Aufenthalt angenehmer gestalten. Durch die Anzeige der pro Fluggesellschaft zulässigen Gepäckzahl zusammen mit den ersten Ergebnissen der Flugsuche muss sich der Reisende nicht erst durch Tarifdetails klicken oder gar auf eine andere Website wechseln, um sicherzugehen, dass ein Gepäckstück im Tarif enthalten ist.

Die Buchungsrichtlinie des Unternehmens ist jetzt ohne zusätzliche Klicks auf der Benutzeroberfläche sichtbar. Wenn eine der angegebenen Optionen gegen die Richtlinie verstößt, kann die für das Hotel, den Flug oder das Bahnticket geltende Reiserichtlinie durch Zeigen auf den Konformitätsbadge aufgerufen werden. In den Flugoptionen für die Strecke Paris-New York könnte Reisenden zum Beispiel angezeigt werden, dass das Unternehmen bei einer Flugdauer von mehr als fünf Stunden die Buchung in einer höheren Klasse zulässt.

Nachweislich möchten immer mehr Geschäftsreisende ihre Mobilgeräte für die Reisebuchung und die Reisekostenabrechnung nutzen. Die Zahlen geben uns Recht: Bereits 20 % der Spesenforderungen werden über die Mobile App Neo eingereicht. Seit Einführung unserer neuen Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) im April wurden mit unserer App zudem 350 000 Quittungen eingescannt.

Es ist einfach leichter, den Überblick zu behalten, wenn man Spesen schon während sie anfallen erfassen und die Abrechnung direkt nach Fertigstellung einreichen kann. Wir investieren daher kontinuierlich in ein einheitliches Benutzererlebnis über alle Geräte hinweg – ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop-PC. Dank unserer jüngsten Entwicklung können Benutzer den gesamten Abrechnungsprozess problemlos direkt über die mobile App abwickeln – vom Hinzufügen eingescannter Belege, bis hin zum Einreichen vollständiger Rückerstattungsanträge. Auch bereits eingereichte Abrechnungen können künftig leichter kontrolliert werden, da sie über einen neuen Filter anhand ihres Status durchsucht werden können. Reisende können sehen, welche Beträge von den Vorgesetzten zur Rückerstattung freigegeben wurden. So gibt es bei der Rückkehr ins Büro keine langwierigen Diskussionen mehr.

Bei unserem Bestreben, die beste „verbraucherorientierte“ Plattform hervorzubringen verlieren wir natürlich nie aus den Augen, dass es sich bei unserer Lösung um eine B2B-Lösung handelt und es wichtig ist, die Balance zwischen den Unternehmensbedürfnissen und den Wünschen des Endverbrauchers zu halten. Für den Endverbraucher konnten wir dank unserer Auswertungen des Neo-Anwenderverhaltens das Nutzererlebnis weiter verbessern und somit zwischen Januar und Juli 2019 die Zufriedenheitsrate um 15 Prozentpunkte verbessern.

Gleichzeitig haben wir für Administratoren und Backoffice-Anwender die Zeit für das Hochladen eines Spesenartenkatalogs für neue Reisekostenkunden verkürzt. Was die Implementierung bisher noch um ein bis zwei Tage verlängerte, dauert jetzt weniger als eine Stunde, sodass Neo deutlich einfacher in Betrieb genommen werden kann.

Wir möchten dazu beitragen, dass die reibungslose End-to-End-Geschäftsreise für alle Beteiligten im Unternehmen Wirklichkeit wird. Mit der kontinuierlichen Verbesserung vieler kleiner Lösungsaspekte bleibt es Geschäftsreisenden erspart, sich nach der Reise einen ganzen Nachmittag lang durch einen Berg von Papierbelegen zu kämpfen. Reisemanager können sich wiederum an den Vorteilen eines effizienten Reisemanagements erfreuen.