Fallstudie

TechnipFMC: Sichtbarkeit, Flexibilität und Sicherheit für Geschäftsreisen

November 15, 2018

AGILE UND ANPASSUNGSFÄHIGE LÖSUNGEN FÜR SPEZIFISCHE GESCHÄFTSANFORDERUNGEN

Der Spezialist für Anlagenbau TechnipFMC betreut Kunden bei der Entwicklung von Erdöl- und Erdgasvorhaben. Das Geschäft erfordert daher Einsätze in unterschiedlichsten Gebieten zahlreicher Länder, die teils geologischen, klimatischen, politischen oder anderen Risiken ausgesetzt sind.

Die Auswahl der entsandten Mitarbeiter richtet sich nach den Einsatzphasen (Vorstudie, Entwicklung, Konstruktion, Transport bis zum Förderfeld und schließlich die Installation am Standort).

Entsprechend muss das Unternehmen seine Prozesse an den Besonderheiten seiner Geschäftsaktivität ausrichten.

„Wir errichten derzeit vor der Küste Australiens die weltweit größte schwimmende Fabrik. Dabei ist das Wetter einer der entscheidenden Parameter. Um unsere Mitarbeiter über Nacht mobilisieren und die Reisen schnell und einfach organisieren zu können, müssen wir extrem reaktionsfähig sein. Dafür benötigen wir Reisebuchungs- und Abrechnungstools, die sich perfekt an die sehr speziellen Anforderungen unseres Geschäfts anpassen“, unterstreicht Claude Lelièvre, Region Travel Management Development EMIA.

3 500 Reisende

> 20 000 Reisen pro Jahr

„Dank des vollständig integrierten und digitalisierten Prozesses von KDS Neo konnte eine sofortige und spektakuläre Optimierung erzielt werden.“

Claude Lelièvre
Region Travel Management Development EMIA TechnipFMC

„Das neunköpfige Travel & Expense-Team kümmert sich um alle Schritte: von der Reiseplanung über die Spesenabrechnung bis hin zur Rechnungsstellung und dem Mobilitätssupport (Management von der Entsendung bis zur Rückkehr, Betreuung der Kunden und Partner und ihrer Arbeitsgenehmigungen, Visa etc.).

Wir arbeiten an internationalen Projekten, die je nach Projektstadium unter-schiedlichste Mitarbeitergruppen und Volumina an Reisenden mobilisieren. Dies entspricht durchschnittlich 20 000 bis 25 000 Geschäftsreisen pro Jahr bei rund 3 500 Reisenden. Wir haben eine hohe Änderungsrate und einen kurzen Planungshorizont.

Daher muss das von uns gesuchte Tool flexibel und agil sein und eine hervorragende Ergonomie aufweisen. Denn die Reisen werden häufig von den Projektassistent/innen organisiert, die sich ein einfaches und umfassendes Tool wünschen“

EINE VERALTETE INTERNE LÖSUNG FÜR REISEBUCHUNG UND SPESENABRECHNUNG

Da das intern entwickelte, inzwischen überholte Tool zahlreiche manuelle Verfahren für die Reisebuchung und Spesenabrechnung erforderte, suchte TechnipFMC nach einer Lösung, die eine hohe Sichtbarkeit der Reiseaktivitäten und der damit verbundenen Ausgaben gewährleistet.

Außerdem sollte sie Reisenden ein deutlich breiteres und digitalisiertes Angebot bieten und die Rückerstattung der Spesen drastisch beschleunigen. Zudem musste die Lösung zwingend mit dem Schutz- und Sicherheitsplan des Unternehmens konform gehen.

Da TechnipFMC von der Stabilität von KDS Neo und dessen Fähigkeit, all diese Aufgaben zu bewältigen, überzeugt war, entschied sich das Unternehmen 2014 für diese Lösung.

KDS NEO: EINE FLEXIBLE UND UMFASSENDE LÖSUNG, DIE EINE OPTIMALE BETREUUNG VON GESCHÄFTSREISEN UND SPESENABRECHNUNGEN GEWÄHRLEISTET

Die perfekt an die Reisepolitik von TechnipFMC angepasste Anwendung KDS Neo erleichtert den Zugang zu den allgemeingültigen Tarifen ebenso wie zu den Firmentarifen und Low-Cost-Angeboten etc. Dank einer im System integrierten „Firmenkarte“ werden die von den Reisenden selbst zu zahlenden Auslagen begrenzt. Darüber hinaus werden Hotelreservierungen außerhalb der Plattform nur rückerstattet, wenn eine Sondergenehmigung erteilt wurde.

Entsprechend hoch ist die Bindung des Hotels an eine Reservierung über KDS Neo. Die Plattform ermöglicht auf diese Weise eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Ausgaben und Dank des vollständig integrierten und digitalisierten Prozesses von KDS Neo konnte eine sofortige und spektakuläre Optimierung erzielt werden.

„Die Einrichtung eines kompletten Prozesses ermöglicht den Anwendern in bestimmten Punkten eine höhere Sichtbarkeit und Transparenz. Während herkömmliche Tools nur einen Überblick über das Ticket und die Buchung geben, bietet KDS Neo eine echte Rückverfolgbarkeit. Die Lösung ist interaktiv, umfassend und das Angebot breit gefächert. Der Markt wird zusehends komplexer und die Zeit immer knapper. Mit der Digitalisierung kann diese Komplexität kompensiert und die Kontrolle über das Geschäft gewahrt werden.

Dank KDS Neo hat sich auch die Bearbeitung der Spesenabrechnungen deutlich vereinfacht. Wo die Prüfung der Papierbelege im internen System zuvor zu zahlreichen Engpässen führte, ist die papierlose Bearbeitung jetzt innerhalb von zwei Tagen erledigt. Mit KDS Neo lässt sich auch die Begleichung der monatlichen Spesensätze verwalten.

„Unser Ziel war es, die Bearbeitungszeiten für die Spesenabrechnungen und Tagessätze deutlich zu verbessern. Dank des vollständig integrierten und digitalisierten Prozesses von KDS Neo war die Optimierung sofort und auf spektakuläre Weise möglich. Die Einrichtung der Firmenkarte und die quasi sofortige Rückerstattung der Spesen machen Auslagen überflüssig und erleichtern so die Arbeit der Teams. Auch um Fragen rund um Devisen und Wechselkurse müssen wir uns nicht mehr kümmern“, fügt Claude Lelièvre hinzu.

EINE AN DIE SCHUTZ- UND SICHERHEITSPOLITIK ANGEPASSTE LÖSUNG

Die Aspekte Schutz und Sicherheit sind zwei der zentralen Ankerpunkte der Unternehmenspolitik von TechnipFMC. Aufgrund der Einsätze in verschiedenen Regionen muss das Unternehmen beim Management der Arbeitsabläufe vier Risikostufen berücksichtigen (gering, mittel, hoch und sehr hoch). Mit KDS Neo können anhand von ausgefeilten Parametern die je nach Risikostufe zugelassenen Hotels ermittelt werden.

Durch die Verpflichtung zur Nutzung eines Reservierungstools lassen sich die Mitarbeiter leichter rückverfolgen und lokalisieren. Über eine Verknüpfung mit KDS Neo gibt TechnipFMC außerdem die Daten aller reisenden Mitarbeiter an International SOS weiter.

Die Datensicherheit und die vollständige Rechtskonformität mit den Vorgaben des PCI DSS,
des SOX, der französischen Datenschutzbehörde CNIL und der DSGVO konnten mit KDS Neo gewährleistet werden. Denn das Tool ist zertifiziert und für die Einhaltung dieser Bestimmungen ausgelegt.

„Wir haben für zahlreiche Länder Booklets zur Verfahrenssicherheit eingerichtet. Außerdem haben wir in KDS Neo ein spezielles Formular integriert, in das bei der Buchungsbestätigung ergänzende Profilinformationen einzugeben sind. Damit vervollständigen wir alle bisher eingerichteten Maßnahmen. Mit der Beherrschung unseres Workflows erleichtern wir uns die Arbeit. Eine weitere Ergänzung unserer Sicherheitsvorschriften sind das Google-Mapping und die Möglichkeit, die Reisen über präzise Adressangaben und nicht nur anhand der IATA-Flughafencodes zu verwalten“