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KDS Blogpost „Digitale Transformation im Reisemanagement“

KDS | März 7, 2017

Die Digitale Transformation im Reisemanagement

Die digitale Transformation wird getrieben durch neue Technologien: darunter Analytics-Tools, mobile Apps, Plattformen für das Teilen von digitalen Inhalten und Social Media. Doch es reicht nicht, lediglich neue Technologien zu implementieren. Es geht vielmehr um die Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse, der Automatisierung, des Kundenerlebnisses und der Geschäftsmodelle – für mehr Umsatz, eine höhere Effizienz und eine verbesserte Kundenbindung.

 

Der Wandel hat längst begonnen

Die ständige Verfügbarkeit des Internet und attraktive, gut strukturierte und einfach zu bedienende Apps auf Smartphones und Tablets prägen die Erwartungshaltung der modernen Reisenden. Diese Annehmlichkeiten erwarten Mitarbeiter auch bei ihren Geschäftsreisen. Doch die Realität sieht vielfach anders aus: In den meisten Unternehmen trifft man auf veraltete, manuelle T&E-Prozesse und -Anwendungen. Die Reisenden verbringen sehr viel Zeit mit der Recherche von Transportmöglichkeiten und Hotels. Sie buchen zunehmend außerhalb der vorgegebenen Kanäle, nutzen Preisvereinbarungen und angebotene Transportmöglichkeiten nicht und halten sich immer weniger an die Reiserichtlinie. Diesen Trend können nur attraktive, einfach zu bedienende mobile Lösungen umkehren, die eine umfassende Auswahl für sämtliche Reisebestandteile und die Möglichkeit einer individuellen Anpassung bieten.

 

Verändertes Reisen

Auch das Reiseverhalten hat sich deutlich verändert. Die Digitalisierung erleichtert beispielsweise die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel und von Sharing-Economy-Angeboten. Eine 2016 durchgeführte Umfrage der Association of Corporate Travel Executives (ACTE) und von American Express Global Business Travel (GBT) unter 250 Geschäftsreise-Managern und Einkäufern ergab:

  • Mehr als drei Viertel (79 Prozent) registrierten in den vergangenen drei Jahren den wachsenden Gebrauch öffentlicher Verkehrsmittel mithilfe von Apps.
  • Fast die Hälfte (48 Prozent) sehen eine verstärkte Nutzung von Mitfahrgelegenheiten.
  • 40 Prozent beobachten eine zunehmende Inanspruchnahme von Sharing-Economy-Unterkünften.
  • Für denselben Zeitraum berichten 34 Prozent von einer verminderten Nutzung von Limousinen-Services.
  • Bei 24 Prozent hat sich das Mietwagenaufkommen verringert.
  • Auch die Fluggewohnheiten haben sich verändert: Fast die Hälfte (49 Prozent) der Befragten sprechen von einer wachsenden Nutzung von Low-Cost-Carriern und 23 Prozent von einem Zuwachs bei klassischen Netzwerk-Fluggesellschaften. Das legt den Schluss nahe, dass moderne Reisende in zunehmendem Maß „gemischt“ buchen.

 

Transformation und Reisemanagement verfolgen die gleichen Ziele

Die Ziele der Transformation für Unternehmen sind vor allem Kostenersparnisse. Dies deckt sich mit den Zielen der Travel Manager. Die weit überwiegende Mehrheit (90 Prozent) berichtet, sie werden an Einsparungen gemessen, gefolgt von Compliance (86 Prozent). Die Zufriedenheit der Reisenden steht mit 68 Prozent bereits an dritter Stelle, noch vor der Produktivität der Reisenden (30 Prozent). Viele Travel Manager haben daher ihre Strategie bereits geändert oder planen Änderungen.

 

Trotz Videochat und Telefonkonferenz: Es wird weiter gereist

Die Digitalisierung wird nicht zu einem Rückgang der Geschäftsreisen führen. Video- und Telefonkonferenzen können den so wichtigen persönlichen Kontakt nicht ersetzen. Das zeigen auch die derzeit verfügbaren aktuellsten Zahlen des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement e.V.). Demnach gab es 2015 in Unternehmen und Organisationen mit Sitz in Deutschland 11 Millionen Geschäftsreisende (+ 8,8 Prozent gegenüber dem Vorjahr).

 

Noch keine Kostensenkungen in Sicht

Dieselbe Studie befasste sich auch mit den Kosten von Geschäftsreisen. 182,7 Millionen Reisen mit beruflichem Anlass (+ 4 Prozent) führten zu Ausgaben in Höhe von 50,9 Milliarden Euro (+3,4 Prozent) – gleichbedeutend mit 153 Euro pro Geschäftsreisender und Tag (+ 4,3 Prozent). Die gestiegenen direkten Kosten nehmen vor allem größere Unternehmen zum Anlass, die Reiserichtlinie künftig restriktiver zu gestalten (36 Prozent). Ein weiterer Grund dafür liegt in gestiegenen Sicherheitsanforderungen.

Zusätzlich zu den eindeutig belegbaren Geschäftsreisekosten fallen in allen Betrieben auch indirekte Kosten an. Gemessen an den Geschäftsreisekosten für das Jahr 2015 werden diese Kosten auf 8 Prozent bis 10 Prozent geschätzt. Sie entstehen bei den Prozessen von der Reiseplanung bis zur Abrechnung und der weiteren Verwaltung, z. B. der Belegaufbewahrung – ein „Klassiker“ auf dem Gebiet der Digitalisierungsthemen. Jede zweite Firma möchte die indirekten Kosten durch effizientere Prozesse angehen.

 

Moderne Reise-Apps erleichtern das Reisen

Von den Unternehmen, die eine Geschäftsreise-App bereits nutzen, die Nutzung planen bzw. sie für die Zukunft zumindest nicht ausschließen, wollen die meisten Erleichterungen für ihre Reisenden in den Phasen der Reiseplanung, -buchung und -durchführung. Dazu gehören beispielsweise mobiles Einchecken, Reiseplandarstellungen und das Suchen und Buchen von Leistungen. Am wenigsten, aber immerhin von jedem fünften Befragten, wird noch die Möglichkeit einer integrierten Reisekostenabrechnung gewünscht. Zum Beispiel auf der Rückreise vom Termin bereits einige Belege und Beträge eintippen – eine Möglichkeit, die Reisezeit auch für Routineaufgaben zu nutzen.

All dies ist kein Wunschtraum mehr. Moderne Travel-Management-Anwendungen leisten dies bereits – und noch viel mehr.

 

Was kann eine moderne Travel-Management-Lösung leisten?

Moderne Anwendungen für das Management von Geschäftsreisen bringen die Digitale Transformation voran, verschlanken und automatisieren Prozesse, sichern die Einhaltung von Preisvereinbarungen und die Umsetzung der Reiserichtlinie – bei größtmöglicher Flexibilität und unter Berücksichtigung von persönlichen und von Standortpräferenzen. Hier nur eine kleine Auswahl an Features, die Travel Manager heute von einem Tool erwarten sollten:

  • Attraktive, einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
  • Tür-zu-Tür Reisebuchung in einer übersichtlichen Zeitleiste mit individueller Auswahl von Alternativen
  • Große Auswahl an Anbietern (Flüge, Bodentransport mit Bahn, Taxi, Mietwagen , Hotels)
  • Vollständige Integration der Reiserichtlinie
  • Berücksichtigung individueller Präferenzen der Reisenden
  • Die Möglichkeit, private Reiseinformationen unterwegs zu nutzen
  • Unterwegs aktuelle Informationen über Check-in Zeiten, Fahrplanänderungen etc.
  • Vollständige Kontrolle und Transparenz über das Reisebudget schon vor der Buchung
  • Reisekostenabrechnung in Kalenderansicht: Mit Drag & Drop Rechnungen und Belege zuordnen, Quittungen mit dem Smartphone unterwegs einscannen.
  • Verfügbarkeit auf mobilen Geräten. Alle Funktionen bis hin zur Genehmigung von Reiseanträgen sollten unterwegs auf mobilen Geräten genutzt werden können.

 

Die Digitale Transformation im Reisemanagement ist keine Mammutaufgabe. Sie erfordert neue Strategien und Lösungen. Dazu gehört die Ablösung veralteter, manueller Prozesse durch neu gestaltete Reiseprozesse und Workflows, die die privaten und beruflichen Vorlieben der Reisenden abbilden. Die Technologie muss nahtlos integriert werden, damit alle involvierten Prozesse maximal profitieren – Reisende, Reisemanager, Finanzen und im Gegenzug das Unternehmen. Die dafür notwendigen Technologien sind da, ihre Implementierung und Anwendung sind denkbar einfach.