Kostenmanagement

Das Kostenmanagement kontrolliert die Geschäftskosten, die in erster Linie einzelne Personen und nicht die Einkaufsabteilungen oder andere unternehmensweite Einkaufsfunktionen verursachen.

Die meisten Ausgaben dieser Art sind Reisekosten, das allgemeine Kostenmanagement deckt jedoch (im Gegensatz zum Reisekostenmanagement) alle Arten von Auslagen ab, darunter auch Büromaterialien, Telefonrechnungen, Mitgliedschaften in Fachverbänden oder Abonnements von Publikationen.

Das wichtigste Instrument des Kostenmanagements ist die Ausgabenrichtlinie, die der für den Einkauf verantwortliche Mitarbeiter erstellt. Diese Richtlinie definiert, wer wie viel wofür und mit welcher Genehmigungsstufe ausgeben darf. Üblicherweise untersteht das Kostenmanagement dem Finanzchef eines Unternehmens. Das vorrangige Ziel der Kostenrichtlinie ist die Kostenkontrolle. Aber das Kostenmanagement  versucht auch, die Produktivität zu verbessern, indem die Abläufe rund um Einreichung, Genehmigung und Erstattung von Ausgaben sowie die Finanzberichterstattung und das Auditing optimiert werden. Zu diesem Zweck wird die Software für Kostenmanagement zunehmend mit der Software für Geschäftsreisen verknüpft, sodass eine gemeinsame Umgebung für Einreichung, Verwaltung und Erstattung von Reisekosten zur Verfügung steht.

Ein häufiges Tool des Kostenmanagements sind (vom Staat festgesetzte) Pauschalspesen, die Geschäftsreisende vom Unternehmen für ihre Auslagen erhalten.