Software für Reisekostenabrechnungen

Eine Software für Reisekostenabrechnungen bietet eine Online-Umgebung für die Steuerung von Unternehmensprozessen mit Bezug zu Reisekosten, insbesondere für Anträge auf Erstattung von Reisekosten.

Darüber hinaus werden die Abläufe optimiert, mit denen Reisekosten eingereicht und genehmigt werden. Die Software ist ein wichtiges Tool für das Reisekostenmanagement. Eine Software für Reisekostenabrechnungen bietet zweierlei Vorteile:

Kostenkontrolle:

●     Eine Software für Reisekostenabrechnungen spiegelt die Reiserichtlinien des Unternehmens wider: Die Zahl der Anträge, die nicht den Richtlinien entsprechen, wird reduziert, da dem Geschäftsreisenden und der Genehmigungsstelle sofort nicht-konforme Anträge angezeigt werden.

●     Dank der Online-Umgebung können Reisemanager Berichte so konfigurieren, dass sie die Ausgaben analysieren können. Sie können die Richtlinien dann entsprechend ergänzen und durchsetzen.

●     Eine Software für Reisekostenabrechnungen dokumentiert und berechnet Steuern (z. B. MwSt) und unterstützt die Rückerstattung, sofern kosteneffektiv.

Produktivitätsgewinne:

●     Eine Software für Reisekostenabrechnungen ist benutzerfreundlicher als Offline- oder Tabellen-basierte Systeme, sodass Reisende Zeit sparen: So können beispielsweise Kreditkartenzahlungen direkt in einen Antrag auf Erstattung importiert werden, d. h. es werden keine manuellen Daten eingegeben und damit Fehler vermieden.

●     Fehler werden während der Einreichung überprüft, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

●     Eine Software für Reisekostenabrechnungen erstellt die Berichte für das Finanzamt und spart der Finanzabteilung damit Zeit und Aufwand.

Eine Software für Reisekostenabrechnungen kann vom Softwareanbieter gehostet und im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells werden oder hinter der Firewall eines Kunden gehostet werden. In jedem Fall muss die Software für Reisekostenabrechnungen mit dem Buchhaltungs- und Erstattungssystem des Unternehmens verbunden sein. Software für Reisekostenabrechnungen wird mehr und auch für mobile Geräte optimiert, sodass Daten (z. B. Fotos von Spesenquittungen) während einer Reise erfasst werden können, solange die Informationen noch neu sind, was weitere Fehlerquellen reduziert.