Reisekosten

Alle Betriebskosten, die während einer Reise zu geschäftlichen Zwecken anfallen, sind Reisekosten.

Häufig beinhaltet eine Geschäftsreise einige bezahlte Bestandteile wie Flugtickets, Zugtickets, Taxis, Hotels, WiFi, Mahlzeiten und so weiter. Diese werden insgesamt als Reisekosten bezeichnet und tauchen häufig im Buchhaltungs- und Finanzsystem eines Unternehmens unter dieser Bezeichnung auf.

Solche Reisekosten können in Unternehmen einen erheblichen Teil der beeinflussbaren Kosten ausmachen. Häufig sind sie der zweitgrößte Posten nach Gehältern und Sozialleistungen. Reisekosten sind normalerweise schwer zu kontrollieren, da die Einkäufe von den Geschäftsreisenden und nicht von der Einkaufsabteilung vorgenommen werden. Reisemanager können jedoch durch die Bündelung des Unternehmensbedarfs Nachlässe bei bevorzugten Anbietern aushandeln. Diese Nachlässe sind der Grundstein für eine Reiserichtlinie. Reisekosten, die bei nicht genehmigten Anbietern entstehen (sog. „Lecks“), können zu kurz- und langfristigen Gewinneinbußen führen, da das Unternehmen in diesem Fall nicht von den ausgehandelten Preisen profitiert, die Reise also teurer wird. Darüber hinaus kann die entsprechende Reise nicht beim üblichen Anbieter „angerechnet“ werden, um künftige Nachlässe zu erhalten. Reisemanager nutzen immer mehr Komplettlösungen für Geschäftsreisen (z. B. eine Software für Geschäftsreisen) sowie Software für Reisekostenabrechnungen, um Mitarbeiter, die Richtlinien nicht einhalten, zu ermitteln und die Richtlinien besser durchzusetzen.

Für Geschäftsreisende bedeuten Reisekosten meist Ausgaben, die sie selbst verursachen und für die sie in einer Software für Reisekostenabrechnungen oder in einem Spesenabrechnungsverfahren der Unternehmens einen Antrag auf Erstattung stellen müssen. Dabei wird überprüft, ob die Reiserichtlinien eingehalten wurden.