Leoni : Umsetzung einer Reise- und Kostenlösung Abrechnungslösung - KDS

Fallstudie

Leoni : Umsetzung einer Reise- und Kostenlösung Abrechnungslösung

Dezember 15, 2016

Leoni, der deutsche System- und Entwicklungslieferant für Draht, Kabel und Bordnetz- Systeme, ist einer der größten, internationalen strategischen Lieferanten der Automobilindustrie und beschäftigt mehr als 60.000 Menschen in 33 Ländern weltweit.
Eine Kultur der Innovation: Leoni möchte bei allen Aspekten seiner Geschäftstätigkeit führend und innovativ sein.

 

Mit KDS hat Leoni drei Module eingeführt: ein Reise- Modul, mit dem Anwender ihre Reise organisieren, dann Tickets reservieren und ausstellen können; ein zweites Modul, um die Kosten einzureichen; und ein drittes Abrechnungsmodul, mit dem Beträge an Mitarbeiter erstattet und Lieferanten bezahlt werden können. Leoni wollte seine Beziehung zum Reisebüro Carlson Wagonlit Travel (CWT) wahren. Durch die bestehende Partnerschaft zwischen KDS und CWT wurde das Projekt aufgewertet.

 

Ziele

Fundiertere Entscheidungen der Reisenden: KDS Neo zeigt die Strecke von Tür zu Tür zusammen mit möglichen Anpassungen und die Gesamtkosten der Reise. So können Anwender die Auswirkungen ihrer Entscheidungen umfassend verstehen. Einfach zu verwenden: Leoni brauchte ein Werkzeug, das sich für erfahrene und gelegentlich Reisende gleichermaßen eignet. Die intuitive Benutzeroberfläche der Lösung war entscheidend, um die Akzeptanz der Anwender zu maximieren. Flexibilität: Leonis durchdachte Struktur der Reiserichtlinien erfordert eine Lösung, deren Konfiguration sich an die Richtlinien anpassen kann, einschließlich einer Verwaltungsoberfläche, mit der das Unternehmen schnell auf bestimmte Szenarien reagieren kann, die in der ursprünglichen Spezifikation nicht festgelegt waren.

Schnelleres, effektiveres Reiseprogramm-Management: Neo filtert automatisch die Reiseoptionen der „Endtoend”- Strecke gemäß den Reiserichtlinien von Leoni, um sicherzustellen, dass Anwender eine nach Kosten und Effizienz optimierte Reise auswählen. Kostenreduzierung: Mit Hilfe von Neo konnten die Gesamtausgaben für Reisen gesenkt werden.

Verwendung von Mobilgeräten

  • Genehmigung: Manager können die Anfragen ihrer Kollegen jederzeit genehmigen, auch während sie selbst auf Reisen sind.
  • Einreichen der Aufwendungen: Die Reisenden erstellen ihre Ausgabenberichte während ihrerReise, indem sie ihre Belege mit ihrem Smartphone digitalisieren und alle relevanten Informationen nach ihrer Rückkehr mit einem Klick sammeln.

 

Neo ist innovativ und logisch. Wie bei allen einfachen Ideen müssen Sie mit der richtigen Frage beginnen. KDS ist sicherlich das erste Unternehmen, das sich selbst gefragt hat: „Was braucht der Reisende?” Jean-Paul Magnier, Einkaufs- und Kostenoptimierungsleiter für Frankreich bei Leoni

Die Implementierung

Die Leoni Anwender haben ein einziges Tool für sämtliche Geschäftsreisen, von der Reservierung bis zur Spesenabrechnung.

Neo bricht mit dem traditionellen E-Commerce- Ansatz, bei dem der Reisende aus langen Listen mit Flügen und Hotels wählt. Jetzt kann er mit wenigen Klicks seine gesamte Reise visualisieren und sofort reservieren, inklusive aller Kosten von Tür zu Tür und den geschätzten Kosten für Taxis und Mahlzeiten.$

Mitarbeiterbewertung: Nach dem Start der Online- Buchung erhält jeder Reisende, dessen Reservierung mit dem „Zielpreis nach Reiseziel” übereinstimmt, eine automatisierte Gratulation über den CWT Programm- Messenger.

Ein geschäftlicher Prozessansatz: Um die Gemeinkosten einschließlich der Geschäftsreisen zu optimieren, analysierte Leoni die eingebundenen Prozesse, so dass zwischen wertschöpfenden und nichtwertschöpfenden Aufgaben bei der Reservierung einer Reise unterschieden werden konnte. Das ermöglichte eine Priorisierung der Anforderungen, so dass KDS diese richtig adressieren konnte.

Leitungsteams: Leitende Assistenten wurden zu Botschaftern, die Informationen an ihre Teams weitergegeben und die Anwender ermutigt haben. Sie übernahmen zusätzliche Verantwortung, weil sie mit Reisenden oft in Kontakt stehen und deren Bedürfnisse verstehen.

 

Die Vorteile

Für Reisende

  • Fundiertere Entscheidungen der Reisenden der Reisend
    • en: Neo zeigt die Strecke von Tür zu Tür
  • Ein innovativer Tür-zu-Tür-Ansatz
  • Ein einheitliches Buchungs- und Kostenmanagement- Tool, mit dem Anwender ihre Kostenberichte vorab erstellen können und so Zeiteinsparen

Für den Reisemanager/-käufer

  • Geringerer Widerstand gegenüber Veränderungen dank einer Lösung, die den Reisenden mögliche Alternativen anbietet,
  • Erhöhte Anwenderzufriedenheit, vor allem in der Generation Y, die Innovationen begrüßt
  • Um rund 25 % reduzierte Flugausgaben

Für die Buchhaltung

  • Ein einfacherer, schnellerer und kosteneffizienterer Erstattungsprozess für Aufwendungen
  • Der automatisierte Verrechnungsprozess ermöglicht den Anwendern einen Vergleich der geschätzten Kosten mit den tatsächlich beanspruchten Kosten
  • Vollständige Integration in Unternehmenssysteme

Für das Management

  • Erhöhter Produktivität
  • Eine globale Sicht auf die Reisekosten
  • Ein optimierter Genehmigungsprozess über Mobilgeräte
  • Berichte aufgeschlüsselt nach Kostenstellen unterstützen besser informierte Entscheidungsfindung.