EF Education First nutzt KDS Neo für seine weltweite mobile Belegschaft - KDS

Fallstudie

EF Education First nutzt KDS Neo für seine weltweite mobile Belegschaft

admin | Juli 27, 2016

EF Education First möchte mit Bildung neue Horizonte eröffnen und kombiniert Sprachtraining mit kulturellem Austausch, akademischen Leistungen und Bildungsreisen. Das Unternehmen hat mehr als 40.000 Mitarbeiter und Lehrer sowie 500 Schulen und Büros in mehr als 50 Ländern. Als kleines Startup begann das Unternehmen im Jahr 1965 und ist davon überzeugt, dass die letzten 50 Jahre des Wachstums dem „for profit, for good“ Ethos und einer Unternehmenskultur zu verdanken sind, „in der neue Ideen gehört, kreative Risiken eingegangen und die Übernahme von Verantwortung gefördert werden. EF ist heute das weltweit führende internationale Bildungsunternehmen.

Das dynamische, wachsende Unternehmen mit einer jungen, sehr mobilen Belegschaft muss sich Herausforderungen im Reisemanagement und bei den Prozessen im Spesenmanagement stellen, die anderen Unternehmen sicher vertraut sind. Vor der Zusammenarbeit mit KDS verfügte EF Education First über eine fragmentierte Lösung. In den USA und Europa wurde das E-Travel-Buchungstool Amadeus verwendet, während in Asien überhaupt kein Tool für Selbstbucher zur Verfügung stand, sodass eine einheitliche Nutzererfahrung, Richtliniendurchsetzung und Genehmigungsprozess nicht möglich waren.

Johanna Wigg, seit 2012 Reisemanagerin für Europa bei EF Education First, leitete einen Prozess, der die Akzeptanz von Online-Buchungen verbessern und den Genehmigungsprozess optimieren sollte, indem weltweit ein neues Reisesystem eingeführt wurde. Zunächst musste eine weltweite Lösung gefunden werden, die einen einheitlichen Arbeitsablauf garantierte, jedoch immer noch in jedem Land an die verschiedenen Anforderungen der Gebiete von EF Education First angepasst werden konnte. Das Unternehmen wollte außerdem eine Lösung mit einer nahtlosen Verknüpfung mit dem Spesenabrechnungssystem.

Nach der Evaluierung von Anbietern wie Concur, Sabre und dem etablierten Amadeus entschied sich Johanna Wigg für eine Zusammenarbeit mit KDS, hauptsächlich aufgrund der Ähnlichkeiten in puncto Kultur, Ausblick und Herangehensweise der beiden Unternehmen. Wie EF Education First betrachtet Johanna Wigg KDS als „innovatives und schnell wachsendes“ Unternehmen.

Aus technologischer Sicht war das Team von EF Education First vor allem von der Tür-zu-Tür-Funktionalität von KDS Neo beeindruckt. Diese neue Herangehensweise an die Reisebuchung, bei der die Reisenden ein einfaches Formular ausfüllen mit Angabe des Ausgangs- und Zielorts, und schnell einen vollständig buchbaren Tür-zu-Tür-Reiseplan mit Bodentransport und geschätzten Reisekosten erhalten, entspricht der Nutzererfahrung, die die Mitarbeiter von EF erwarten. Darüber hinaus ist die Software sowohl auf Mobilgeräten als auch über das Internet am PC verfügbar und passt so gut zu einer Belegschaft, die üblicherweise wenig am Schreibtisch arbeitet.
Johanna Wigg zufolge ist die Tür-zu-Tür-Lösung etwas, das „bei anderen Anbietern einfach nicht vorhanden ist.“

Sie hat den Auswahlprozess der Anbieter geleitet und eng mit der Finanz- und Rechtsabteilung zusammengearbeitet. Die Entscheidung für KDS und den Projektstart wurde vom Finanzchef der Gruppe getroffen.

Neben der Implementierung von Best-Practice-Empfehlungen aufgrund der langen Erfahrung von KDS und der Bereitstellung von Selbstbuchungstools haben KDS-Betreuer mit EF Education First auch an der Anpassung von besonderen Inhalten gearbeitet. Dazu gehörten unter anderem die  Reiserichtlinien, persönliche Daten, Sonderangebote und Nachrichten. Zur weiteren Verbesserung der Kundenbindung wurde das System intern als „EFly“ bezeichnet und steht über das Firmen-Intranet zur Verfügung, sodass keine gesonderte Anmeldung erforderlich ist.

Die Einführung begann in Europa im Oktober 2014, wo das Änderungsmanagement mit einer Reihe von Präsentationen startete. Die USA folgten bereits im November 2014. Nachdem diese Bereitstellungen gut verlaufen sind, hat EF Education First im Mai 2015 sein erstes Online-Buchungstool für Asien eingeführt. EF hat KDS Neo/EFly Ende 2015 in Kanada eingeführt.
Johanna Wigg zufolge ist das Feedback der Nutzer sehr positiv. „Unseren Anwendern gefällt die Benutzerfreundlichkeit des Tools und sie freuen sich, dass das Tool auf ihren Mobilgeräten verfügbar ist. Daher konnte EF eine erhebliche Steigerung der Akzeptanz verzeichnen, d. h. weniger Interaktion mit dem Reisebüro und daher eine höhere Kosteneffizienz.

Darüber hinaus bieten das neue Genehmigungssystem und die Nutzerprofilsynchronisation, mit denen Präferenzen online mit KDS Neo verwaltet und dann zurück zu GDS (Amadeus) synchronisiert werden können, bereits seit dem ersten Tag große Vorteile. Dank dieser Prozessänderungen konnte Joanna Wigg große Zeiteinsparungen und Effizienzsteigerungen für Manager und Reisende berichten.

Weiterhin stärkte die Bereitstellung von KDS Neo die interne Positionierung von EF Education First als innovatives und schnell auf Anforderungen reagierendes Unternehmen. Das Reiseteam unter der Leitung von Johanna Wigg konnte dem Unternehmen ein Tools zur Verfügung stellen, das nicht nur gut funktioniert, sondern auch die Erwartungen der jungen Belegschaft an Benutzerfreundlichkeit und mobiler Zugänglichkeit erfüllt. „Sie sind von diesem neuen Tool begeistert“.

Nach der Einführung in Kanada plant Johanna Wigg eine Evaluierung, um den Erfolg des Projekts formal zu bewerten. Unter anderem soll in Zukunft ein automatisches Spesenmodul integriert werden, um die Nutzererfahrung und das Genehmigungsverfahren weiter zu straffen.