Dank KDS erreicht Amcor die Kontrolle über die Kosten für Reisebuchungen und Spesenabrechnungen - KDS

Fallstudie

Dank KDS erreicht Amcor die Kontrolle über die Kosten für Reisebuchungen und Spesenabrechnungen

admin | Juli 20, 2016

Mit einem Jahresumsatz von mehr als 9,5 Milliarden USD ist Amcor das weltweit größte Verpackungsunternehmen, das eine große Auswahl an starren und flexiblen Verpackungsprodukten für die Bereiche Lebensmittel, Getränke, Gesundheit, Haushalt und Körperpflege sowie Tabak bietet. Das Unternehmen beschäftigt in seiner größten Unternehmensgruppe 33.000 Mitarbeiter in 40 Ländern. Für Amcor Flexibles alleine arbeiten im Geschäftsbereich Europa und Amerika 12.000 Mitarbeiter in 23 Ländern.

Mit einem Jahresumsatz von mehr als 9,5 Milliarden USD ist Amcor das weltweit größte Verpackungsunternehmen. Es bietet eine große Auswahl an starren und flexiblen Verpackungsprodukten für die Bereiche Lebensmittel, Getränke, Gesundheit, Haushalt und Körperpflege sowie Tabak. Das Unternehmen beschäftigt 33.000 Mitarbeiter in 40 Ländern. In der größten Unternehmensgruppe, Amcor Flexibles, arbeiten im Geschäftsbereich Europa und Amerika 12.000 Mitarbeiter in 23 Ländern.

Nathan Blackwell, Finance Process Director von Amcor Flexibles, betont, dass er immer auf der Suche nach Kostensenkungen und Leistungsverbesserung ist. Aufgrund der Kosten von 30 Millionen EUR für Geschäftsreisen musste dieser Posten nicht nur nachvollziehbarer, sondern auch besser kontrolliert werden.

Die historisch gewachsene Situation bei Amcor war auf eine Art problematisch, die vielen weltweit operierenden Unternehmen leider vertraut sein dürfte. Amcor hatte verschiedene Reisebüros in verschiedenen Gebieten und kein Online-System für Reisebuchungen. Aufgrund dieser Fragmentierung und der fehlenden Online-Buchungsmöglichkeiten waren Verhaltensweisen und Muster der Geschäftsreisenden sowie die Gesamtkosten der Reisen nicht nachzuvollziehen. Damit war keine wirkliche Kontrolle über die Kosten zu erreichen, ebensowenig konnten sinnvoll Kosten für die Bilanz des Unternehmens gesenkt werden.

Amcor wollte diese Situation ändern und identifizierte zwei wichtige Eigenschaften, die eine zukünftige Lösung haben musste.

  • Aufgrund der Abhängigkeit der Belegschaft – sowohl Reisende als auch Genehmigungsstellen – von der Blackberry-Plattform musste die Software für Mobilgeräte optimiert sein.
  • Darüber hinaus sollte die Software über einen integrierten Kontrollprozess und End-to-End-Transparenz von der Beschaffung bis zur Zahlung verfügen. Daher war eine nahtlose Verbindung zwischen der Reisebuchungsfunktion und dem Spesenabrechnungssystem ein Muss.

Diese Faktoren würden über die Zustimmung der Führungskräfte entscheiden. Dementsprechend wurde recherchiert, um die Marktführer zu identifizieren. Das Unternehmen machte eine Ausschreibung, um systematisch die angebotenen Lösungen im Hinblick auf eine End-to-End-Lösung, die für eine weltweite Bereitstellung geeignet ist, zu vergleichen.

Nach weitreichenden Gesprächen, Besprechungen und Analysen wurde KDS als bester Kandidat ausgewählt.

Zunächst wurde eine 12-wöchige Pilotphase gestartet, wobei in der ersten Phase das Projektteam zusammengestellt wurde. Als erstes wurde ein KDS-Projektmanager ernannt. Das Amcor-Team bestand aus sechs Mitarbeitern aus den Bereichen Beschaffung, Backoffice Finanzen, Personalwesen, IT und anderen Unterstützungsfunktionen. Das Team hatte die Aufgabe, die Anforderungen von Amcor im Detail zu dokumentieren. Das führte zu umfangreichen internen Diskussionen und Mitarbeiterbeiträgen, sodass die Bereitstellung genau angepasst werden konnte. Nach der Konfiguration des neuen Systems folgte eine Phase der Nutzerakzeptanz. Hier testeten 50 Reisende aus der Schweiz, Deutschland und Großbritannien das System, indem sie Reisen buchten. Auf diese Weise konnte die Software im Detail angepasst, alle Probleme identifiziert und vor einer umfangreicheren Bereitstellung behandelt werden. Das System ging 2015 an den Start.

Das Management von Amcor hat zunächst die Benutzerfreundlichkeit und die nahtlose Integration zwischen Reisebuchung und Spesenabrechnung als größte Vorteile erachtet. Seit der Bereitstellung erhalten jedoch insbesondere die Dashboards für Berichterstattung, mit denen Manager die Leistung überwachen und sogar Prognosen zur Leistung abgeben können, viel Lob.

Zum ersten Mal können Manager Prognosen erstellen. Damit können sie Verbesserungsmöglichkeiten bei Richtlinien, Konfiguration und Kommunikation identifizieren, empfehlen und implementieren, um das Verhalten der Geschäftsreisenden zu optimieren.

Mit dieser Transparenz hat das Unternehmen die Kontrolle über die Ausgaben für Reisebuchung & Spesenabrechnung und kann der Unternehmensgruppe und Amcor weltweit einen höheren Mehrwert zurückgeben.